In ogni ente locale territoriale avrete modo di constatare piccole e marginali differenze sulle modalità di verbalizzazione.  Quasi-prassi o comportamenti che spesso si tengono (sbagliando) pensando di obbedire ad una legge inspiegabile.

Gli elementi essenziali del verbale sono i seguenti: 1) denominazione dell'ente 2) luogo e data 3) modalità di convocazione 4) presenti ed assenti 5) andamento della seduta (usciti/entrati) 6) dichiarazioni di voto in forma sintentica (favorevole, contrario astenuto) 7) proposta di deliberazione e relativo andamento delle votazioni 8) sottoscrizione del presidente (sindaco) 9) sottoscrizione del segretario comunale.

Le discussioni (spesso interminabili e nemmemno tanto pertinenti all'argomento posto all'ordine del giorno) non sono elementi essenziali del verbale.

I consiglieri più accorti preparano per iscritto i loro interventi e ne chiedono la allegazione: per questo motivo il loro prezioso contributo non verrà disperso né alterato in una sintesi eventualmente eccessivamente riduttiva compiuta dal verbalizzante.

Nei comuni più strutturati e con capacità di spesa e di organizzazione maggiore a volte si può far "trascrivere" eventuali registrazioni delle sedute che, essendo ad opera di ditta esterna appositamente incaricata, non producono direttamente atti che finiscono nel verbale di deliberazione. Pertanto si consiglia di far presente che:

"ad opera di ditta esterna, appositamente incaricata, viene unita, al solo originale, la trascrizione degli interventi"

Per questi motivi, unire trascrizioni di lavoro altrui ad un originale significa volere categoricamente escludere che esso divenga parte integrante e sostanziale (operazione giuridica che avviene con la più nota "allegazione").

Qualora alcuni utenti/consiglieri/cittadini  incorrano nel comune equivoco che "la registrazione" sia parte del verbale basterà far loro presente che la dattilografia e la stenografia (nobilissime professioni) non sono certo equivalenti né parzialmente sovrapponibili alla verbalizzazione (che ha i caratteri essenziali nell'essere breve e nell'avere quagli elementi essenziali elencati come sopra dal n.1 al n.9.

Pertanto la proposta di deliberazione (precedentemente, e, oserei dire con largo anticipo) corredata degi opportuni pareri di regolarità tecnica e contabile se previsti (non previsti nelle mere deliberazioni di indirizzo) potrà essere portata all'attenzione dell'organo collegiale dal presidente che dichiarerà:

a) aperta la seduta; b) adeguato il numero legale degli intervenuti; c) adeguata la fase di notificazione degli atti (magari con PEC finalmente se i signori consiglieri si degnaranno di comnunicarcela con grande risparmio di ore/uomo e  di agenti di polizia locale che faranno altro che consegnare gli avvisi di convocazione) d) apertura dei lavori per la discussione del punto all'ordine del giorno e) richiesta di eventuali (sottolieo la parola eventuali perché non sono affetto obbligatori) dei consiglieri /assessori presenti in merito al circoscritto argomento di cui alla proposta di deliberazione f) il presidente chiederà se vi sono dichiarazioni di voto e nel caso ne farà constatre nel verbale la forma più sintetica possibile (favorevole, contrario, astenuto); g) apertura e chiusura della votazione h) eventuale immediata eseguibilità con specifica motivazione coerente con la proposta e la necessità di abbreviare i termini per la imediata esecuzione (e non con clausole di stile che difettano di motivazione).

Pare appena il caso di sottolineare che la immediata eseguibilità è del tutto inutile in materia urbanistica quando il codice deontologico del notaio richiede in tutti i casi in cui sia possibile prediligere prima di rogare un atto di constatare la avvenuta esecutività ancorché la deliberazione sia stata dichiarata immediatamente eseguibile.

Terminata la seduta sarebbe idealmente possibile in meno di 24 ore disporre la pubblicazione delle deliberazioni perché le trascrizioni ad opera di ditta esterna non fanno parte del verbale.

Del presente contributo si ringrazia il dott. Giuseppe Econimo già segretario-direttore generale del Comune di Desenzano del Garda per le innumerevoli lezioni quotidiane preziosissime per tutti coloro in grado di coglierle.

paolo bertazzoli segretario generale in Gavardo